Customer Spotlight: Hotel Zilt

Belangrijkste resultaten:

• Vereenvoudigd OTA-beheer: Hotel Zilt heeft beschikbaarheden en prijzen gecentraliseerd, waardoor manueel werk vermindert en het risico op boekingsfouten daalt.

• Betere samenwerking: Een gedeeld systeem geeft alle medewerkers toegang tot realtime boekingsdata en dagelijkse planningen, wat zorgt voor vlottere overdrachten en duidelijkere communicatie.

• Aanzienlijke tijdsbesparing in dagelijkse taken: Geautomatiseerde processen voor gastcommunicatie en distributie besparen elke week uren, waardoor het team zich meer kan focussen op de gasten.

Achtergrond

In de historische Nederlandse havenstad Vlissingen is Hotel Zilt een echte lokale parel. Met zijn charmante gevel en ligging vlak bij de Zeeuwse kust trekt het hotel het hele jaar door een constante stroom leisure gasten aan. Achter de schermen komt er echter veel meer kijken bij het runnen van een klein hotel dan enkel gasten ontvangen. Eigenaar Koen De Meester beheert drie boutique hotels, elk met hun eigen dagelijkse uitdagingen: van operaties tot distributie, gastcommunicatie en alles daartussenin.

Zoals veel onafhankelijke hoteliers combineert Koen meerdere rollen. Er is geen groot team om taken aan te delegeren en geen aparte afdelingen. Tijd is schaars en alles moet vlot verlopen. Elke verstoring (zoals fouten in beschikbaarheid, communicatie of teamcoördinatie) kan snel een impact hebben op de gastervaring.

Om meer structuur en stabiliteit in zijn dagelijkse werking te brengen, implementeerde Koen Lighthouse. Met het Platform voor onafhankelijke hotels volledig geïntegreerd in zijn workflow was de impact meteen zichtbaar. In plaats van overweldigd te worden door allerlei taken, werkt Koen nu samen met zijn team op een consistente en gestroomlijnde manier over alle drie de hotels.

Consistentere gastcommunicatie

Bij Hotel Zilt is communicatie met gasten een essentieel onderdeel van de ervaring, van boekingsbevestiging tot de laatste bedankmail. Maar het consistent en visueel aantrekkelijk houden van die communicatie over meerdere hotels heen vroeg meer moeite dan verwacht.

De Beheer van boekingskanalen-functionaliteiten maakten dit proces een stuk eenvoudiger. Koen en zijn team kunnen nu automatisch professionele en verzorgde berichten naar gasten sturen.

Het resultaat is een communicatiestrategie die niet alleen tijd bespaart, maar ook het imago van het hotel versterkt. Elke boodschap sluit aan bij de branding en gasten krijgen steeds de juiste info op het juiste moment.

Meerdere OTA’s beheren met één duidelijk systeem

Zoals veel kleine hotels staat Hotel Zilt op verschillende OTA’s, van grote platformen tot niche sites. Het manueel up-to-date houden van prijzen en beschikbaarheid kost veel tijd. Elke wijziging moet apart ingevoerd worden en kleine fouten kunnen leiden tot verkeerde prijzen of gemiste boekingen.

Lighthouse heeft deze manuele en repetitieve werkwijze vervangen door een efficiënter proces. Beschikbaarheid, prijzen en restricties worden op één plek aangepast en automatisch naar alle kanalen gestuurd.

Die betrouwbaarheid maakt een groot verschil. Koen hoeft niet langer verschillende OTA’s te controleren of in te loggen op meerdere platformen. Het risico op fouten is sterk verminderd en wijzigingen zijn snel door te voeren voor alle hotels.

Daarnaast zorgt de integratie met andere tools, zoals hun betalingssysteem, voor een vlottere samenwerking tussen verschillende onderdelen van het bedrijf.

Eén systeem, één team, meerdere hotels

Meerdere hotels runnen met een klein team vraagt om sterke coördinatie. Teamleden nemen vaak meerdere rollen op of vervangen elkaar, dus overzicht en duidelijke communicatie zijn essentieel.

Lighthouse helpt om iedereen op dezelfde lijn te krijgen. Of het nu gaat om boekingen bekijken, aankomsten controleren of kamers klaarmaken, alle belangrijke info is toegankelijk voor iedereen, ongeacht wie er die dag werkt.

Koen start elke dag met het bekijken van het planbord. Het team checkt nieuwe boekingen, stemt het schoonmaakschema af en zorgt dat alles klaar is voor de dag. Het pickup-rapport helpt om trends in vraag te volgen en eventuele dalingen snel op te merken.

Dit gedeelde systeem heeft de interne communicatie verbeterd en verwarring weggewerkt. Het geeft teamleden ook meer vertrouwen om taken buiten hun rol op te nemen, omdat alle info beschikbaar is.

Betrouwbare support zonder wachttijd

De technische kant van hotelsoftware kan soms een drempel zijn, zeker als support moeilijk bereikbaar is. Eén van de dingen die Koen het meest waardeert aan Lighthouse is de snelle en kwalitatieve ondersteuning.

Voor een klein hotel zijn snelle en duidelijke antwoorden essentieel. Of het nu gaat om een vraag, een kleine aanpassing of een complexere setup, Koen weet dat hij snel geholpen wordt zonder lange wachttijden.

Van reactief werken naar vaste routines

Vandaag kan Koen zich niet meer voorstellen om Hotel Zilt zonder Lighthouse te runnen. Wat vroeger verschillende tools en veel manueel werk vereiste, maakt nu deel uit van een vlotte, voorspelbare en grotendeels geautomatiseerde routine.

Nu helpt Lighthouse het team om gestructureerd te werken. In plaats van constant problemen op te lossen, kunnen ze vooruit plannen, prestaties opvolgen en focussen op de gasten. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface is het systeem snel een gewoonte geworden.

In de kern blijft Hotel Zilt een persoonlijk en onafhankelijk hotel. Maar met Lighthouse als basis heeft Koen de structuur en tools om alles vlot te laten draaien – over hotels, teams en boekingskanalen heen.