Customer Spotlight: Hotel Zilt

Wichtigste Ergebnisse:

• Vereinfachtes OTA-Management: Hotel Zilt hat Verfügbarkeiten und Preise zentralisiert, wodurch manueller Aufwand reduziert und das Risiko von Buchungsfehlern minimiert wurde.

• Bessere Teamzusammenarbeit: Ein gemeinsames System gibt allen Mitarbeitenden Zugriff auf Echtzeit-Buchungsdaten und tägliche Abläufe, was für reibungslosere Übergaben und klarere Kommunikation sorgt.

• Deutliche Zeitersparnis im Alltag: Automatisierte Prozesse für Gästekommunikation und Distribution sparen jede Woche mehrere Stunden, sodass sich das Team stärker auf die Gäste konzentrieren kann.

Hintergrund

In der historischen niederländischen Hafenstadt Vlissingen ist das Hotel Zilt ein echtes kleines Juwel. Mit seiner charmanten Fassade und der Nähe zur Küste von Zeeland zieht es das ganze Jahr über viele Freizeitreisende an. Hinter den Kulissen bedeutet ein kleines Hotel zu führen jedoch weit mehr, als nur Gäste willkommen zu heißen. Eigentümer Koen De Meester betreibt drei Boutique-Hotels, jedes mit eigenen täglichen Anforderungen – von operativen Aufgaben über Distribution bis hin zur Gästekommunikation und allem dazwischen.

Wie viele unabhängige Hoteliers jongliert Koen mehrere Verantwortlichkeiten gleichzeitig. Es gibt kein großes Team zum Delegieren und keine eigenen Abteilungen. Zeit ist knapp und alles muss reibungslos laufen. Jede Störung – ob bei Verfügbarkeiten, Kommunikation oder Teamkoordination – kann sich schnell auf das gesamte Gästeerlebnis auswirken.

Um mehr Struktur und Stabilität in den Alltag zu bringen, hat Koen Lighthouse eingeführt. Mit der Plattform für unabhängige Hotels, die inzwischen vollständig in seinen Workflow integriert ist, war der Effekt sofort spürbar. Statt von Aufgaben überrollt zu werden, arbeiten Koen und sein Team jetzt strukturiert und effizient über alle drei Hotels hinweg.

Konsistentere Gästekommunikation

Im Hotel Zilt ist die Kommunikation mit Gästen ein zentraler Bestandteil des Erlebnisses – von der Buchungsbestätigung bis zur abschließenden Dankesmail. Diese Kommunikation über mehrere Hotels hinweg klar, konsistent und visuell ansprechend zu halten, war jedoch aufwendiger als erwartet.

Die Reservierungsmanagement-Funktionen haben diesen Prozess deutlich vereinfacht. Koen und sein Team können jetzt automatisch professionelle und übersichtliche Nachrichten an Gäste senden.

Das Ergebnis ist eine Kommunikationsstrategie, die nicht nur Zeit spart, sondern auch das Image des Hotels stärkt. Jede Nachricht passt zur Marke und – noch wichtiger – Gäste erhalten immer die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt.

Mehrere OTAs mit einem klaren System verwalten

Wie viele kleine Hotels ist auch Hotel Zilt auf verschiedenen OTAs vertreten – von großen Plattformen bis hin zu Nischenanbietern. Preise und Verfügbarkeiten überall korrekt zu halten, kostet manuell viel Zeit. Jede Änderung muss einzeln eingetragen werden, und selbst kleine Fehler können zu falschen Angaben, Preisproblemen oder verpassten Buchungen führen.

Zum Glück hat Lighthouse diese repetitive, manuelle Arbeit durch einen deutlich effizienteren Prozess ersetzt. Verfügbarkeiten, Preise und Einschränkungen werden an einer Stelle angepasst und automatisch auf alle Kanäle übertragen.

Diese Zuverlässigkeit macht einen echten Unterschied. Koen muss keine Plattformen mehr doppelt prüfen oder sich in mehrere OTA-Portale einloggen. Das Fehlerrisiko ist stark gesunken und Änderungen lassen sich schnell für alle Hotels umsetzen.

Zusätzlich sorgt die Integration mit anderen Tools, wie dem Zahlungssystem, dafür, dass verschiedene Bereiche des Geschäfts nahtlos zusammenarbeiten.

Ein System, ein Team, mehrere Hotels

Mehrere Hotels mit einem kleinen Team zu managen, erfordert gute Koordination. Mitarbeitende übernehmen oft verschiedene Rollen oder springen füreinander ein – deshalb ist es entscheidend, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Lighthouse hilft dabei, alle auf eine gemeinsame Basis zu bringen. Ob Buchungen prüfen, Anreisen checken oder Zimmer vorbereiten – alle wichtigen Informationen sind für jeden zugänglich, egal wer gerade arbeitet.

Koen startet jeden Morgen mit einem Blick auf das Planboard. Das Team prüft neue Buchungen, stimmt den Housekeeping-Plan ab und stellt sicher, dass alles für den Tag vorbereitet ist. Der Pickup-Report hilft dabei, Nachfrageentwicklungen zu verfolgen und mögliche Schwächen früh zu erkennen.

Dieses gemeinsame System hat die interne Kommunikation verbessert und Unklarheiten beseitigt. Gleichzeitig gibt es dem Team mehr Sicherheit, auch Aufgaben außerhalb ihrer üblichen Rolle zu übernehmen, weil alle nötigen Informationen verfügbar sind.

Zuverlässiger Support ohne lange Wartezeiten

Die technische Seite von Hotelsoftware kann manchmal eine Hürde sein – vor allem, wenn der Support schwer erreichbar ist. Einer der Punkte, die Koen an Lighthouse besonders schätzt, ist die schnelle und hilfreiche Unterstützung.

Für ein kleines Hotel sind schnelle Antworten entscheidend. Egal ob es um eine Frage, eine kleine Anpassung oder ein komplexeres Setup geht – Koen weiß, dass er schnell Unterstützung bekommt, ohne lange warten zu müssen.

Von reaktiven Aufgaben zu klaren Routinen

Heute kann sich Koen nicht mehr vorstellen, Hotel Zilt ohne Lighthouse zu betreiben. Was früher mehrere Tools und viel manuelle Arbeit erforderte, ist jetzt Teil eines klaren, strukturierten und größtenteils automatisierten Arbeitsalltags.

Jetzt hilft Lighthouse dem Team, entspannter durch den Tag zu kommen. Statt ständig Probleme zu lösen, können sie vorausplanen, ihre Performance im Blick behalten und sich auf die Gäste konzentrieren. Und weil das System so intuitiv ist, ist es schnell zur Routine geworden.

Im Kern bleibt Hotel Zilt ein persönliches, unabhängiges Hotel. Aber mit Lighthouse als Grundlage hat Koen die Struktur und die Tools, um alles reibungslos zu steuern – über mehrere Häuser, Teams und Buchungskanäle hinweg.