E-invoicing for independent hoteliers in Europe: What you need to know

Onafhankelijke hoteliers kennen het evenwichtsspel maar al te goed: gasten verwelkomen, reserveringen beheren, de omzet in de gaten houden, en alle backoffice-administratie afhandelen die het bedrijf draaiende houdt. Voor velen is facturatie berucht als een van de meest tijdrovende en gecompliceerde taken. Maar dingen veranderen. Door heel Europa wordt elektronische facturatie – ook wel e-facturatie genoemd – de nieuwe norm, en niet zonder reden. Het is sneller, veiliger, efficiënter, en binnenkort zal het verplicht zijn.

Dit is wat hoteliers moeten weten over e-facturatie, waarom het belangrijk is en hoe ze zich kunnen voorbereiden op de komende verplichtingen.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie is het proces van het uitwisselen van facturen in een gestructureerd digitaal formaat dat automatisch kan worden gelezen en verwerkt door boekhoud- of PMS-systemen. In tegenstelling tot een PDF of een gescand document – waarvoor nog steeds iemand de gegevens handmatig moet invoeren en verwerken – worden e-facturen gegenereerd als XML-bestanden volgens een universele standaard genaamd het UBL-formaat (Universele Zakelijke Taal).

Dit zijn de belangrijkste kenmerken van e-facturen:

• Gestructureerd: Ze volgen een specifiek formaat (UBL-formaat – Universele Zakelijke Taal).

• Machinaal leesbaar: Ze kunnen automatisch worden gelezen en verwerkt door boekhoudsoftware, PMS'en en andere systemen met factureringsfuncties.

• Veilig verzonden: Ze worden verzonden via geverifieerde netwerken zoalsPeppol.

Waarom zou elk Europees bedrijf e-facturatie belangrijk moeten vinden?

De inspanning van de Europese Unie richting e-facturatie maakt deel uit van het ViDA (BTW in het digitale tijdperk) voorstel. Het doel is om belastingstelsels te moderniseren en BTW-fraude aan te pakken, die EU-regeringen elk jaar miljarden euro's kost. Tegelijkertijd vermindert e-facturatie actief de administratieve lasten voor bedrijven van alle groottes.

Voor onafhankelijke hoteliers betekent dit minder formulieren om in te vullen, minder tijd besteed aan administratie en een proces dat vanzelf verloopt zodra de juiste software is geïmplementeerd. Wat op het eerste gezicht als een administratieve last klinkt, is eigenlijk een kans om jouw financiële processen soepeler en nauwkeuriger te maken.

De EU heeft een algemene deadline van 1 juli 2030 gesteld voor verplichte e-facturatie in alle B2B-transacties. Maar veel landen gaan veel sneller te werk. Het is namelijk zo dat e-facturatie al verplicht is bij transacties met overheidsinstanties (B2G) in de meeste EU-landen. Dus als jouw hotel conferenties, evenementen of boekingen van overheidsinstanties faciliteert, zal je dit al doen. De veiligste aanpak is om bij jouw lokale autoriteit te informeren naar de laatste updates, aangezien de exacte implementatieschema's door heel Europa verschillen.

*U kunt ook de officiële website van de EU bezoeken voor de meest recente en nauwkeurige informatie betreffende de tijdlijnen voor implementatie en mandaten.

Wat dit voor jou betekent: Zelfs als de deadline in jouw land nog jaren weg is, is het verstandig nu te beginnen met voorbereidingen. Vroegtijdige implementatie betekent een soepelere overgang en minder verstoring. In plaats van facturen te versturen die door jou of jouw team handmatig moeten worden uitgetypt, worden facturen met één klik opgesteld en rechtstreeks naar het systeem van de ontvanger verzonden. Geen vertragingen, en geen fouten van welke kant dan ook.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie voor hoteliers?

Overschakelen op e-facturatie gaat niet alleen om het voldoen aan EU-regels. Het brengt een lange lijst aan voordelen met zich mee die de manier waarop onafhankelijke hoteliers hun financiën beheren, kunnen transformeren.

• Nauwkeurigheid en foutreductie
  Bij traditionele facturering vereist elke stap handmatige invoer: het opstellen van facturen, het verzenden per e-mail en het opnieuw invoeren van gegevens in boekhoudsystemen. Elk van die stappen creëert mogelijkheden voor menselijke fouten. Bij e-facturatie worden facturen gegenereerd in een gestructureerd digitaal formaat dat de noodzaak tot opnieuw typen wegneemt. Dit verkleint het risico op fouten zoals onjuiste bedragen, ontbrekende btw-gegevens of onjuist toegepaste betalingsreferenties. Voor hoteliers die jongleren met meerdere boekingen en zakelijke klanten bespaart deze nauwkeurigheid zowel tijd en geeft een groter gevoel van vertrouwen.

• Tijdwinst bij administratief werk
  Administratieve taken kunnen een klein hotelteam veel van de dag kosten. E-facturatie vermindert de werkdruk door het automatiseren van de meest tijdrovende stappen. Zodra het systeem is ingesteld, worden facturen gegenereerd, verzonden en geïntegreerd in jouw boekhoudsoftware zonder handmatige inspanning. Dit betekent niet alleen dat er minder tijd aan papierwerk wordt besteed, maar zorgt ook voor een veel schoner en nauwkeuriger boekhoudproces. Uiteindelijk geeft dit alleen maar meer tijd om je te concentreren op gastenservice of omzetoptimalisatie, met de geruststellende wetenschap dat jouw boekhouding altijd up-to-date is.

• Efficiëntere administratie
  E-facturatie vermindert ook de hoeveelheid algemene administratie. In plaats van papieren facturen te printen, te archiveren of betalingen na te jagen, wordt alles digitaal afgehandeld en is het realtime toegankelijk. Dit zorgt voor een soepelere informatiestroom tussen jouw frontoffice, accountant en potentiële externe partners. Voor kleine hotels met niet veel personeel betekent het minder verwarring en snellere afhandeling van betalingen en administratie.

• Internationale compatibiliteit
  De horecabranche is een wereldwijde industrie, en veel onafhankelijke hotels hebben te maken met leveranciers, reisbureaus of zakelijke klanten uit het buitenland. E-facturatie maakt gebruik van internationale standaarden zoals UBL en het Peppol‑netwerk, die grensoverschrijdend worden erkend. Deze standaardisering vermindert frictie in internationale handel en zorgt ervoor dat jouw facturen onmiddellijk worden begrepen en geaccepteerd door partners, of ze zich nu in Duitsland, Frankrijk of zelfs buiten Europa bevinden.

• Duurzaamheid
  Overstappen van papieren facturen, printen en post is niet alleen kostenefficiënt. Het is ook duurzamer. E-facturatie ondersteunt groenere bedrijfspraktijken door papierafval te verminderen, de CO2-uitstoot door postverzending te verlagen en onnodig gebruik van middelen terug te dringen. Voor milieubewuste hotels is dit ook een duidelijk voordeel, omdat duurzaamheid steeds vaker de beslissingen van gasten beïnvloedt.

• Snellere betalingen
  Een van de grootste frustraties in hospitality is wachten op betalingen, vooral van zakelijke klanten. E-facturering versnelt dit proces omdat facturen automatisch worden ontvangen, verwerkt en goedgekeurd in het boekhoudsysteem van de klant. Geen factuur die zoek raakt in iemands inbox of vertraagd wordt omdat hij opnieuw moest worden overgetypt. Snellere goedkeuring betekent snellere betalingen, wat jouw cashflow verbetert en de tijd vermindert die je besteedt aan het opvolgen van achterstallige facturen.

• Beter overzicht op inkomsten
  Omdat e-facturen gestructureerde gegevens zijn, kunnen ze rechtstreeks worden geïntegreerd in financiële softwaresystemen. Dat geeft hoteliers een duidelijk, realtime beeld van omzet, uitgaven en openstaande betalingen. Dat overzicht helpt bij de begrotingsplanning en het fiscale beleid, zodat jij strategische beslissingen kan nemen op basis van nauwkeurige cijfers.

• Eenvoudig te implementeren
  Ondanks het technische jargon is e-facturatie niet moeilijk toe te passen. Veel PMS-systemen en boekhoudingsapplicaties bieden al integraties met Peppol, dus het kan volstaan een bestaande functie te activeren. Zelfs voor hoteliers zonder geavanceerde systemen is registratie bij een gecertificeerde Peppol-aanbieder eenvoudig en zorgt deze ruim vóór de EU-deadline voor naleving.

• Beveiliging en vertrouwen
  Omdat alleen geregistreerde bedrijven via het Peppol-netwerk facturen kunnen uitwisselen, profiteren hoteliers van een ingebouwde beveiligingslaag. Dit verkleint het risico op factuurfraude, wat een groeiend probleem is in de horeca waar valse facturen of phishing vaak voorkomen. Het weten dat elke factuur van een geverifieerde bron afkomstig is, zorgt voor gemoedsrust voor zowel jou als jouw klanten.

• Flexibiliteit in hulpmiddelen
  Hoteliers kunnen een facturatieoplossing kiezen die het beste bij hun hotel past. Of het nu deel uitmaakt van jouw PMS-systeem, een op zichzelf staand facturatieplatform, of een boekhoudsysteem, is het vooral belangrijk om een tool te kiezen die goed integreert met jouw bestaande software. Zodra die is gekozen, kan het systeem zowel het verzenden als het ontvangen van facturen afhandelen, waardoor je niet alleen voldoet aan de regelgeving maar ook efficiënt bent in de omgang met leveranciers en klanten.

• Volledige systeemintegratie
  De echte kracht van e-facturatie komt wanneer het verbonden is met je andere tools. Het koppelen van jouw facturatie aan reservatiesystemen, betalingsverwerkers en boekhoudtools creëert een volledig geautomatiseerde financiële workflow. Van boeking tot check-out, van factuur tot betaling, elke stap gebeurt digitaal, waardoor jij volledige controle en zichtbaarheid hebt zonder onnodige handmatige tussenkomst.

Stel je dit eens voor: een bedrijf boekt een verblijf van een week voor een reeks workshops in jouw hotel. Op het moment dat de reservering is bevestigd, genereert je systeem een e-factuur in UBL-formaat en stuurt deze via Peppol rechtstreeks naar het financiële systeem van de klant. Wanneer de klant betaalt, stemt het systeem dit automatisch af en werkt je boekhoudsoftware je boekhouding in realtime bij. Er is geen heen-en-weer gemail, geen scannen, geen najagen van betalingen, geen bij elkaar zoeken van verspreide gegevens. Alles verloopt gewoon vlot.

Hoe implementeer je e-facturatie?

Beginnen met e-facturatie klinkt erg technisch, maar de meeste integraties zijn naadloos en eenvoudig te implementeren.

Je kan het opdelen in 5 belangrijke stappen:

Stap 1: Controleer jouw huidige softwaresystemen

Jouw huidige tech stack heeft mogelijks al een oplossing geïntegreerd of klaar om te activeren, dus hoef je niet eens op zoek te gaan naar een andere tool om toe te voegen. Zo niet, dan kun je zien welke tool naadloos aansluit op je huidige systeem. Het is belangrijk om een gecertificeerde aanbieder te kiezen, zodat je op het einde van je boekjaar niet voor onaangename verrassingen komt te staan.

Stap 2: Test het proces

Begin klein en stuur een proeffactuur naar je boekhouder of een vertrouwde leverancier om te bevestigen dat deze correct wordt verwerkt. Tijdens deze fase kun je eventuele problemen identificeren en oplossen, zodat wanneer je het proces volledig uitrolt alles zo soepel mogelijk verloopt.

Stap 3: Leid jouw personeel op.

E-facturatie is niet alleen de verantwoordelijkheid van de manager, maar ook van iedereen die bij het hotel betrokken is – het receptiepersoneel en de F&B-medewerkers zullen namelijk ook met dit systeem moeten werken. Zorg dat zij de basis kennen en stel een eenvoudige handleiding op voor uitzonderlijke gevallen zoals annuleringen of betwiste facturen.

Stap 4: Stroomlijn de hele workflow

De echte voordelen van e-facturering komen pas wanneer jouw facturatiesoftware geïntegreerd is in jouw dagelijkse gang van zaken. Het koppelen ervan aan jouw PMS-systeem, betalingsverwerker en boekhoudsoftware, zorgt ervoor dat alles automatisch verloopt – van reservering en betaling tot het versturen van de definitieve factuur.

Stap 5: Blijf up-to-date

Jouw regering kan besluiten regels of termijnen aan te passen. Het is daarom belangrijk dat je weet wat er verandert en wanneer. Schrijf je in voor updates van jouw nationale overheid om frictie onderweg te voorkomen. Proactief handelen bespaart jou tijd en stress wanneer de nieuwe regelgeving wordt ingevoerd.

Veelvoorkomende valkuilen om te vermijden

Hoewel e-facturatie veel voordelen heeft, kunnen sommige fouten grote kosten met zich meebrengen. Wees op de hoogte van deze veelvoorkomende valkuilen, zodat je jou slimmer kan voorbereiden en kan voorkomen dat jouw dagelijkse bedrijfsvoering wordt verstoord.

1. Te lang wachten: Onderschat niet hoe lang het kan duren om systemen aan te passen en volledig op je gemak te zijn bij het bedienen van het hulpmiddel. Als je de voorbereiding tot het laatste moment uitstelt, loop je het risico dat je personeel zich moet haasten, fouten te maken en hogere integratiekosten te moeten betalen.

2. Landspecifieke regels negeren: De EU dringt er op aan een gestroomlijnde uitrol van e-facturatie, maar sommige landen hebben hun eigen varianten van die regelgeving. Dit kan betekenen dat een ander voorkeursplatform of -formaat vereist is, dus als je internationale gasten ontvangt kan dubbele naleving nodig zijn.

3. Kleine transacties over het hoofd zien: E-facturering geldt niet alleen voor grote facturen en contracten, kleine diensten zoals spabehandelingen, restaurantrekeningen of het huren van vergaderruimtes moeten afzonderlijk worden gefactureerd en vallen onder het mandaat.

4. Het vergeten van gegevensbewaring: De meeste EU-landen vereisen dat facturen (papieren en elektronische) gedurende een bepaalde periode veilig worden bewaard. Zorg ervoor dat jouw technologiepartner conforme archivering biedt.

5. Aannemen dat Peppol alles dekt: Hoewel het netwerk de voorkeur geniet van de EU, gebruiken sommige landen en staten verschillende, aanvullende systemen om bepaalde transacties te registreren of te rapporteren. Controleer altijd de lokale vereisten en die van eventuele internationale partners.

Aan de slag: Implementeer eenvoudig e-facturatie met Lighthouse

De overstap maken is vaak eenvoudiger dan hoteliers verwachten. Veel PMS- en boekhoudsystemen ondersteunen al e-facturering, of kunnen worden gekoppeld aan Peppol. De eerste stap is te controleren of jouw huidige softwarepartner een Peppol-integratie aanbiedt. Zo niet, dan kunt je jou via een gecertificeerde aanbieder bij Peppol registreren.

Zodra je jou hebt geregistreerd, kun je beginnen met het verzenden en ontvangen van e-facturen. Vanaf dan is het logisch jouw facturatie aan andere systemen te koppelen. Bijvoorbeeld, facturen in het Lighthouse platform kan worden gegenereerd uit jouw reservatiesysteem, en zelfs gekoppeld aan betalingen via een betalingsverwerker. Het toevoegen van een geïntegreerd boekhoudplatform zorgt ervoor dat alles zonder extra moeite naar de juiste plek wordt gestuurd, waardoor je een nette, actuele boekhouding hebt zonder handmatig werk.

Ook als de deadline in jouw land nog ver weg lijkt, is het nu het juiste moment om je voor te bereiden. Vroege gebruikers zullen niet alleen last-minute verstoringen voorkomen, maar ook profiteren van een soepelere bedrijfsvoering, snellere betalingen en minder administratie in tussentijd. Het vertrouwd raken met de software, het testen van uw systemen en vandaag registreren bij Peppol kunnen je morgen stress besparen.

E-facturatie gaat niet alleen over het naleven van EU-wetgeving; het gaat over het omarmen van een slimmere, duurzamere en efficiëntere manier van werken. Voor onafhankelijke hoteliers die al duizend taken combineren, kan het automatiseren van het facturatieproces waardevolle tijd vrijmaken om te focussen op wat er het meest toe doet: ervoor zorgen dat jouw gasten de best mogelijke ervaring hebben.