E-invoicing for independent hoteliers in Europe: What you need to know

Les hôteliers indépendants connaissent bien l'exercice d'équilibriste : accueillir les clients, gérer les réservations, garder un œil sur les revenus et s'occuper de toute l'administration back-office qui permet à l'activité de fonctionner. Pour beaucoup, la facturation a notorieusement été l'une des tâches les plus fastidieuses et compliquées. Mais les choses changent. Dans toute l'Europe, la facturation électronique – également appelée e-facturation – devient la nouvelle norme, et ce, pour de bonnes raisons. Elle est plus rapide, plus sûre, plus efficace, et bientôt elle sera obligatoire.

Voici ce que les hôteliers doivent savoir sur la facturation électronique, pourquoi cela importe et comment se préparer aux prochaines obligations.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique est le processus d'échange de factures dans un format numérique structuré qui peut être automatiquement lu et traité par des systèmes comptables ou de gestion immobilière. Contrairement à un PDF ou à un document scanné – qui nécessite encore qu'une personne saisisse et traite les données manuellement – les factures électroniques sont générées sous forme de fichiers XML suivant une norme universelle appelée le format UBL (Universal Business Language).

Ce sont les principales caractéristiques des factures électroniques:

• Structurés: Ils suivent un format spécifique (UBL format – Langage Universel des Affaires).

• Lisibles par machine: Ils peuvent être lus et traités automatiquement par des logiciels de comptabilité, des PMS, et d'autres systèmes avec des fonctionnalités de facturation.

• Transmis en toute sécurité : Ils sont envoyés par des réseaux vérifiés comme Peppol.

Pourquoi chaque entreprise européenne devrait-elle se soucier de la facturation électronique?

La poussée de l'Union européenne en faveur de la facturation électronique fait partie de la ViDA (TVA à l'ère digitale) proposition. L'objectif est de moderniser les systèmes fiscaux et de lutter contre la fraude à la TVA, qui coûte aux gouvernements de l'UE des milliards d'euros chaque année. Parallèlement, la facturation électronique réduit activement la charge administrative des entreprises de toutes tailles.

Pour les hôteliers indépendants, cela signifie moins de formulaires à remplir, moins de temps consacré à l'administration et un processus qui se gère tout seul une fois le bon logiciel en place. Ce qui paraît être un casse-tête bureaucratique à première vue est en réalité une opportunité de rendre vos opérations financières plus fluides et plus précises.

L'UE a fixé une date limite générale au 1^ière Juillet 2030 pour la facturation électronique obligatoire dans toutes les transactions B2B. Mais de nombreux pays avancent beaucoup plus rapidement. Il convient de noter que la facturation électronique est déjà obligatoire lors des échanges avec les organismes gouvernementaux (B2G) dans la plupart des pays de l'UE. Donc, si votre hôtel accueille des conférences, des sessions de formation ou des réservations provenant d'administrations publiques, vous pourriez déjà être concerné. La démarche la plus sûre est de vérifier auprès de votre autorité locale les dernières mises à jour, car les calendriers de mise en œuvre exacts diffèrent à travers l'Europe.

*Vous pouvez également visiter le site officiel de l'UE pour les informations les plus récentes et les plus précises concernant les calendriers de mise en œuvre et les mandats.

Ce que cela signifie pour vous: Même si la date limite de votre pays est dans plusieurs années, il est judicieux de commencer à se préparer dès maintenant. Une mise en œuvre précoce signifie une transition plus fluide et moins de perturbations. Au lieu d'envoyer des factures qui doivent être saisies manuellement par vous ou votre équipe, vos factures seront composées en un clic et envoyées directement au système du destinataire. Aucun retard, aucune erreur de part et d'autre.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les hôteliers ?

Passer à la facturation électronique ne se limite pas à respecter les réglementations de l'UE. Cela apporte une longue liste d'avantages qui peuvent transformer la façon dont les hôteliers indépendants gèrent leurs finances.

• Précision et réduction des erreurs
  Avec la facturation traditionnelle, chaque étape implique une saisie manuelle : rédiger les factures, les envoyer par e‑mail, et ressaisir les données dans les systèmes comptables. Chacune de ces étapes crée des occasions d'erreur humaine. Avec la facturation électronique, les factures sont générées dans un format numérique structuré qui élimine la nécessité de ressaisir. Cela réduit le risque d'erreurs telles que des montants incorrects, l'absence d'informations sur la TVA, ou des références de paiement mal appliquées. Pour les hôteliers qui gèrent simultanément de nombreuses réservations et des clients professionnels, ce type de précision permet de gagner à la fois du temps et en crédibilité.

• Gains de temps sur le travail administratif
  Les tâches administratives peuvent grignoter la journée d'une petite équipe hôtelière. La facturation électronique réduit la charge de travail d'automatisation des étapes les plus chronophages. Une fois le système mis en place, les factures sont générées, transmises et intégrées dans votre logiciel de comptabilité sans effort manuel. Cela signifie non seulement moins de temps passé à la paperasserie, mais aussi un processus comptable bien plus propre et plus précis. Au final, cela vous permet simplement de consacrer plus de temps au service client ou à l’optimisation des revenus, avec la tranquillité d’esprit que votre comptabilité est toujours à jour.

• Administration plus efficace
  La facturation électronique simplifie également le flux de votre administration. Au lieu d'imprimer, classer ou courir après des factures papier, tout est géré numériquement et peut être consulté en temps réel. Cela crée un flux d'informations plus fluide entre votre réception, votre comptable et d'éventuels partenaires externes. Pour les petits hôtels disposant de peu de personnel, cela signifie moins de confusion et un traitement plus rapide des paiements et des dossiers.

• Compatibilité internationale
  L'hôtellerie est une industrie mondiale, et de nombreux hôtels indépendants traitent avec des fournisseurs, des agences de voyage ou des clients d'entreprise venant de l'étranger. La facturation électronique utilise des normes internationales telles que UBL et le réseau Peppol, qui sont reconnues au-delà des frontières. Cette normalisation supprime les frictions dans les affaires internationales, garantissant que vos factures sont immédiatement comprises et acceptées par les partenaires, qu'ils soient en Allemagne, en France ou même en dehors de l'Europe.

• Durabilité
  Se détourner des factures papier, de l'impression et de l'affranchissement n'est pas seulement rentable. C'est aussi plus durable. La facturation électronique favorise des pratiques commerciales plus écologiques en réduisant le gaspillage de papier, en diminuant les émissions de carbone liées à l'envoi postal et en limitant l'utilisation inutile des ressources. Pour les hôtels soucieux de l'environnement, c'est également un avantage évident, car la durabilité influence de plus en plus les décisions des clients.

• Paiements plus rapides
  L'une des plus grandes frustrations dans l'hôtellerie est d'attendre les paiements, particulièrement de la part des clients d'entreprise. La facturation électronique accélère ce processus car les factures sont reçues, traitées et approuvées automatiquement dans le système comptable du client. Aucune facture ne se perd dans la boîte de réception de quelqu'un ni n'est retardée parce qu'elle devait être ressaisie. Une approbation plus rapide signifie des paiements plus rapides, améliorant votre trésorerie et réduisant le temps que vous passez à relancer les factures impayées.

• Meilleure supervision des revenus
  Parce que les factures électroniques sont des données structurées, elles peuvent être intégrées directement dans les systèmes logiciels financiers. Cela donne aux hôteliers une vue claire et en temps réel des revenus, des dépenses et des impayés paiements. Cette vue d'ensemble aide à la planification budgétaire et à la politique fiscale, vous permettant de prendre des décisions stratégiques fondées sur des chiffres précis.

• Facile à mettre en œuvre
  Malgré le langage technique, la facturation électronique n'est pas difficile à adopter. De nombreux systèmes de gestion immobilière et de comptabilité offrent déjà des intégrations avec Peppol, il peut donc suffire d'activer une fonctionnalité existante. Même pour les hôteliers dépourvus de systèmes avancés, s'enregistrer auprès d'un fournisseur Peppol certifié est simple et garantit la conformité bien avant l'échéance fixée par l'UE.

• Sécurité et confiance
  Parce que seules les entreprises enregistrées peuvent échanger des factures via le réseau Peppol, les hôteliers bénéficient d'une couche de sécurité intégrée. Cela réduit le risque de fraude à la facture, qui est un problème croissant dans l'industrie hôtelière où les fausses factures ou les tentatives de hameçonnage sont courantes. Savoir que chaque facture provient d'une source vérifiée apporte une tranquillité d'esprit tant pour vous que pour vos clients.

• Flexibilité des outils
  Les hôteliers peuvent choisir la solution de facturation qui convient le mieux à leur entreprise. Qu'elle fasse partie de votre PMS, une plateforme de facturation autonome, ou un système comptable, l'essentiel est de choisir un outil qui s'intègre bien à votre configuration existante. Une fois choisi, le système peut gérer à la fois l'envoi et la réception des factures, garantissant que vous n'êtes pas seulement en conformité, mais aussi efficace dans vos relations avec vos fournisseurs et vos clients.

• Intégration complète du système
  Le véritable pouvoir de la facturation électronique se révèle lorsqu'elle est connectée à vos autres outils. Relier votre facturation aux gestionnaires de réservations, aux gestionnaires de paiements et aux outils comptables crée un flux de travail financier entièrement automatisé. De la réservation au départ, de la facture au paiement, chaque étape se déroule numériquement, vous offrant un contrôle et une visibilité complets sans intervention manuelle inutile.

Imaginez ceci : une entreprise réserve un séjour d'une semaine pour un séminaire de formation dans votre hôtel. Dès que la réservation est confirmée, votre système génère une facture électronique au format UBL et l'envoie via Peppol directement au système financier du client. Lorsque le client paie, le système effectue automatiquement le rapprochement et votre logiciel comptable met à jour vos comptes en temps réel. Plus d'échanges d'e-mails, plus de numérisation, plus de relances pour obtenir les paiements, plus d'assemblage de données éparses. Tout est fluide.

Comment mettre en place la facturation électronique dans votre hôtel ?

Se lancer dans la facturation électronique peut sembler vraiment technique, mais la plupart des intégrations sont fluides et faciles à mettre en œuvre.

Décomposons cela en 5 étapes clés :

Étape 1: Vérifiez vos systèmes logiciels actuels

Votre programme actuelle pourrait déjà avoir une solution intégrée ou prête à être activée, vous n'avez donc même pas besoin de chercher un autre outil à ajouter. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez voir quel outil se connecte de façon transparente à votre système actuel. Il est important de choisir un fournisseur certifié, afin que vous n'ayez pas de mauvaises surprises à la fin de votre année de réservation.

Étape 2: Tester le processus

Commencez petit et envoyez une facture de test à votre comptable ou à un fournisseur de confiance pour confirmer qu'elle est traitée correctement. Pendant cette phase, vous pouvez identifier et résoudre tout problème que vous pourriez rencontrer, afin que lorsque vous commencerez à déployer complètement le processus, tout fonctionne aussi bien que possible.

Étape 3: Formez votre personnel

La facturation électronique n'est pas seulement la responsabilité du responsable, mais aussi de chaque personne impliquée dans l'hôtel – le personnel de la réception et le personnel de la restauration devront également utiliser ce système. Assurez-vous qu'ils connaissent les notions de base et préparez un guide simple pour des situations telles que les annulations ou les factures contestées.

Étape 4: Rationaliser l'ensemble du flux de travail

Les véritables avantages de la facturation électronique se manifestent lorsque votre logiciel de facturation est connecté à vos opérations quotidiennes. Le relier à votre PMS, processeur de paiement et le logiciel de comptabilité, s'assure que tout se déroule automatiquement – de la réservation, des frais et des paiements jusqu'à l'envoi de la facture finale.

Étape 5: Restez à jour

Votre gouvernement pourrait décider d'ajuster les règles ou les délais. Il est donc crucial que vous sachiez ce qui change et quand. Abonnez-vous aux mises à jour de votre gouvernement national ou de votre association hôtelière pour éviter tout accroc en cours de route. Être proactif vous fait gagner du temps et réduit le stress lorsque les nouvelles réglementations entrent en vigueur.

Pièges courants à éviter

Bien que la facturation électronique présente de nombreux avantages, certaines erreurs peuvent coûter cher et ralentissent l'adoption de ces réglementations. Prenez conscience de ces pièges courants afin de mieux vous préparer et d'éviter de perturber vos activités quotidiennes.

1. Attendre trop longtemps : Ne sous-estimez pas le temps que cela peut prendre pour modifier les systèmes et être entièrement à l'aise pour utiliser l'outil. Remettre la préparation au dernier moment risque de précipiter votre personnel, d'entraîner des erreurs et de vous obliger à payer des coûts d'intégration plus élevés.

2. En ignorant les règles spécifiques à chaque pays : L'UE fait pression pour un déploiement simplifié de la facturation électronique, mais certains pays ont leurs propres variantes de ces réglementations. Cela pourrait signifier une plateforme ou un format préféré différent, donc si vous opérez à l'international, une double conformité pourrait être nécessaire.

3. Négliger les petites transactions : La facturation électronique ne concerne pas seulement les grosses factures et les contrats, les petits services comme les soins au spa, les additions de restaurant ou la location de salle de réunion doivent être facturés séparément et relèvent du mandat.

4. Oubli de la rétention des données : La plupart des pays de l'UE exigent que les factures (papier et électroniques) soient conservées en lieu sûr pendant une durée déterminée. Assurez-vous que votre prestataire propose des options d'archivage conformes.

5. En supposant que Peppol couvre tout : Bien qu'il s'agisse du réseau préféré de l'UE, certains pays et États utilisent des systèmes différents et complémentaires pour enregistrer ou déclarer certaines transactions. Vérifiez toujours vos exigences locales et celles de vos partenaires internationaux.

Premiers pas : Implémentez facilement la facturation électronique avec Lighthouse

Faire le changement est souvent plus simple que ce à quoi les hôteliers s'attendent. De nombreux systèmes de gestion hôtelière et de comptabilité prennent déjà en charge la facturation électronique, ou peuvent être connectés à Peppol. La première étape consiste à vérifier si votre fournisseur actuel de logiciels hôteliers propose une intégration Peppol. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez vous inscrire à Peppol via un fournisseur certifié.

Une fois inscrit, vous pouvez commencer à envoyer et recevoir des factures électroniques. À partir de là, il est logique de connecter votre facturation à d'autres systèmes. Par exemple, les factures dans la plateforme Lighthouse peut être généré à partir de votre logiciel hôtelier, et même apparié aux paiements via le gestionnaire de paiements. L'ajout d'une plateforme comptable intégrée garantit que tout est envoyé au bon endroit sans effort supplémentaire, vous laissant des registres financiers propres et à jour sans travail manuel.

Même si la date limite dans votre pays semble lointaine, c'est le bon moment pour se préparer. Les premiers adoptants éviteront non seulement les perturbations de dernière minute, mais bénéficieront aussi d'opérations plus fluides, de paiements plus rapides et de moins de tâches administratives entre-temps. Se familiariser avec le logiciel, tester vos systèmes et s'inscrire auprès de Peppol aujourd'hui peut vous éviter du stress demain.

La facturation électronique ne consiste pas seulement à rester en conformité avec la législation de l'UE ; il s'agit d'adopter une manière de travailler plus intelligente, plus durable et plus efficace. Pour les hôteliers indépendants qui jonglent déjà avec mille tâches, automatiser le processus de facturation pourrait libérer un temps précieux pour se concentrer sur ce qui compte le plus : veiller à ce que vos clients bénéficient de la meilleure expérience possible.