How automated channel management prevents overbookings and keeps your rates right on every platform

Tout le monde veut simplement aller se coucher. Il y a un seul problème.

Leur chambre est déjà occupée à cause d'une double réservation.

Maintenant, vous devez regarder ces clients dans les yeux et leur annoncer qu'ils doivent recharger leur voiture et se rendre dans un autre hôtel.

Comment en arrive-t-on là ? Ce n'est ni la malchance ni des clients difficiles. Cela arrive lorsque vos canaux de réservation ne sont pas synchronisés, ce qui crée une faille dans votre processus.

Ici, vous allez découvrir la manière simple et efficace d'éviter les surréservations en comblant cette faille : une gestion des canaux automatisée qui synchronise à la fois la disponibilité et les tarifs sur tous vos canaux de distribution.

Elle met fin aux doubles réservations, aux mises à jour manuelles des canaux et aux écarts de tarifs entre les plateformes de réservation.

À la place, vous disposez d'un seul tableau de bord clair où vous gérez votre inventaire, pendant que tout le reste fonctionne parfaitement en arrière-plan.

Points clés à retenir

1. Lorsque les canaux ne se synchronisent pas automatiquement, cela crée une faille propice aux surréservations. Ce n'est pas un manque d'attention de votre part. Les mises à jour manuelles créent un risque, quel que soit le volume.

2. La gestion des canaux automatisée comble cette faille instantanément. Dès qu'une chambre est vendue, la disponibilité se met à jour sur chaque canal.

3. La cohérence des tarifs compte tout autant que la disponibilité. Lorsque la tarification et la distribution sont synchronisées, chaque plateforme affiche le même prix.

4. Une configuration synchronisée signifie moins de connexions et moins de réconciliations. Vous gérez un seul tableau de bord plutôt que de jongler entre plusieurs comptes OTA.

5. La mise en route est rapide et simple. Si vous disposez déjà d'un PMS et d'OTA actives, l'essentiel du travail est déjà fait.

Pourquoi les surréservations se produisent (et pourquoi ce n'est pas de votre faute)

Lorsque vous gérez la disponibilité manuellement sur plusieurs agences de voyages en ligne (OTA), il existe toujours un délai entre l'arrivée d'une réservation sur une plateforme et la mise à jour sur les autres.

Pendant ce délai, une seconde réservation peut arriver pour la même chambre.

Voici comment cela peut se produire en pratique :

• Un client réserve une chambre sur Booking.com

• Vous devez alors vous connecter à Expedia, Airbnb, votre page de réservation directe et tout autre canal de distribution ouvert pour les fermer manuellement. Cela prend du temps.

• Lorsque vous êtes en pleine conversation avec un client, submergé par les tâches administratives ou tout simplement en train de dormir, vous ne pouvez pas toujours fermer vos canaux immédiatement

• Cela laisse la porte ouverte à une seconde réservation qui pourrait passer entre les mailles du filet

Cela ne signifie pas que vous ne travaillez pas assez ou que vous manquez d'attention.

C'est le processus lui-même qui crée le problème. Gérer la distribution manuellement comporte un risque structurel, quelle que soit votre rigueur.

Tom Volders, de Maison Nationale City Flats & Suites à Anvers, connaît bien ce problème : « Les doubles réservations représentaient un vrai risque. En plus de cela, la coordination quotidienne avec le personnel d'entretien et les autres membres de l'équipe impliquait souvent des allers-retours inutiles. »

Cette expérience l'a poussé à chercher une meilleure approche, ce qui l'a conduit à explorer l'automatisation de sa gestion des canaux.

Comment éviter les surréservations : laissez la gestion des canaux automatisée combler la faille

Vous n'avez pas besoin de laisser l'inquiétude des surréservations et de leurs conséquences vous empêcher de dormir. Automatisez votre distribution en ligne pour résoudre ce problème une bonne fois pour toutes.

Voici comment fonctionne la gestion des canaux automatisée :

Vous disposez d'un tableau de bord centralisé unique où vous pouvez gérer la disponibilité ainsi que des restrictions telles que la durée minimale de séjour ou les dates fermées sur tous vos canaux.

Dès qu'une réservation arrive, le gestionnaire de canaux automatisé met à jour votre disponibilité instantanément sur chaque plateforme connectée. Cela inclut votre moteur de réservation directe ainsi que toutes les autres OTA liées (par exemple, Booking.com, Expedia, Airbnb, etc.).

Comme la mise à jour est immédiate, la fenêtre pendant laquelle une seconde réservation pourrait passer disparaît.

Vous n'avez plus besoin de vous connecter manuellement à chaque canal pour réconcilier les différentes plateformes. Et vous pouvez oublier l'inquiétude, en dehors des heures de travail, d'avoir dû fermer vos canaux pour éviter d'éventuelles surréservations.

À la place, profitez de cette approche totalement automatisée puisque seules les chambres réellement disponibles à la vente apparaissent en ligne.

C'est exactement pour cela que Jeffrey Van Vooren, du Carlton Hotel à Gand, peut désormais dormir tranquille : « Je ne suis plus vraiment impliqué dans la Gestion des canaux de distribution, et c'est ainsi que je l'aime. Cela fonctionne en arrière-plan, et nous savons que tout est sous contrôle. »

Et il y a un autre avantage. Un gestionnaire de canaux automatisé peut connecter votre hôtel à plus de 200 canaux de distribution en ligne. Cela étend la portée de votre hôtel et peut générer davantage de réservations. Et puisque le gestionnaire de canaux se charge de toutes les mises à jour automatiquement, vous gagnez en visibilité sans travail supplémentaire.

Le bon prix, sur la bonne plateforme, toujours en phase : pourquoi tarification et distribution vont de pair

Vous pensez peut-être déjà que si votre disponibilité se synchronise automatiquement, vos tarifs devraient en faire autant.

C'est parce que vous avez probablement déjà rencontré ce problème : vous mettez à jour un tarif manuellement sur une plateforme, mais vous êtes interrompu par un check-in, un appel ou autre chose, avant d'avoir pu terminer la mise à jour sur toutes vos plateformes de distribution.

Résultat : vous vous retrouvez avec des tarifs incohérents entre vos canaux. Les clients voient un prix sur Booking.com et un autre sur Expedia. Cela érode la confiance.

Cela peut aussi déclencher des problèmes de parité qui font descendre votre annonce plus bas sur les OTA et vous coûtent des opportunités de réservation.

C'est l'une des raisons pour lesquelles vos tarifs méritent le même niveau de rigueur lorsqu'il s'agit de garantir des mises à jour en temps réel.

La plateforme Lighthouse s'en charge. Ici, la Gestion des canaux de distribution et l'Optimisation tarifaire fonctionnent ensemble. Dès qu'une recommandation tarifaire est confirmée dans l'Optimisation tarifaire, la Gestion des canaux de distribution la diffuse automatiquement sur chaque canal.

Désormais, les tarifs peuvent s'adapter à la demande en temps réel au lieu d'attendre que vous les rattrapiez. Résultat : vos prix et votre disponibilité sont toujours à jour, toujours cohérents sur toutes les plateformes de distribution.

Et tout cela est possible avec une seule connexion.

Anna Okma, du Fritz Hotel à Amsterdam, le résume simplement : « Ce que j'aime, c'est la vue hebdomadaire. Je peux rapidement voir ce qui arrive, où je dois éventuellement ajuster, et je n'ai pas à jongler entre les systèmes. »

Ce qui change lorsque votre distribution est automatisée

Automatiser la distribution de votre hôtel indépendant est un vrai tournant, car cela peut avoir un impact positif sur l'ensemble de votre activité. Voici les trois principaux avantages que vous constaterez :

1 - L'administration post-réservation se gère toute seule :

Lorsqu'une chambre est vendue, elle devient automatiquement indisponible sur tous les autres canaux. Les mises à jour manuelles appartiennent au passé.

Eleni Karousi l'a constaté directement chez B-aparthotels à La Haye : « La fonction de mise à jour groupée change la donne. Nous n'avons plus besoin de mettre à jour chaque OTA individuellement puisque tout est automatisé, ce qui nous fait gagner un temps précieux. »

2 - Des tarifs cohérents, partout, tout le temps :

Chaque décision tarifaire est diffusée simultanément sur tous les canaux de distribution, y compris votre moteur de réservation directe et toutes vos OTA connectées.

Cela vous permet de faire passer votre distribution en ligne à la vitesse supérieure sans effort majeur, car vous savez que ces points sont couverts : le bon prix, sur la bonne plateforme, toujours en phase.

3- La fin de l'anxiété liée aux surréservations :

Vous pouvez faire un check-in, prendre un appel ou gérer un check-out sans craindre que la disponibilité n'ait pas été mise à jour quelque part. C'est une énorme préoccupation en moins pendant les périodes de forte activité.

Ou comme le dit Tom Volders, de Maison Nationale City Flats & Suites à Anvers : « J'ai une bonne visibilité sur notre couverture, ainsi que sur notre disponibilité en général, sans doubles réservations ni surprises indésirables aux moments clés. »

Comment démarrer avec la gestion des canaux automatisée

Automatiser votre gestion des canaux est simple et facile. Et avec le bon outil, la mise en route se fait en douceur.

Vous avez déjà tout ce qu'il vous faut : votre système de gestion hôtelière (PMS) et les OTA sur lesquelles vous êtes présent.

La mise en place ressemble généralement à ceci :

1. Configurez votre gestionnaire de canaux : ici, vous posez les bases. Définissez vos types de chambres et vos plans tarifaires, afin d'être prêt à connecter votre PMS.

2. Confirmez vos restrictions dans votre PMS : cela inclut les dates de fermeture, les restrictions de durée minimale de séjour, etc. Chaque fois que vous définissez ou mettez à jour ces règles, le PMS les transmet au gestionnaire de canaux.

3. Intégrez votre PMS et votre gestionnaire de canaux : vérifiez auprès de votre prestataire technique s'il existe un guide d'intégration avec les étapes à suivre.

4. Connectez vos canaux au gestionnaire de canaux : ayez à portée de main vos identifiants de connexion OTA pour cette dernière étape.

5. Passez en direct !

Votre prestataire technique peut vous accompagner à chacune de ces étapes si vous avez besoin d'aide.

Voilà, l'essentiel du travail est fait ! Et l'entretien de votre gestionnaire de canaux demande encore moins d'effort.

Connectez-vous à votre tableau de bord pour vérifier les performances des canaux ou apporter des modifications, et utilisez une substitution manuelle si vous devez fermer une (ou plusieurs) OTA. Plus besoin de connexions individuelles.

La Gestion des canaux de distribution de la plateforme Lighthouse (disponible à partir du forfait Plus) rassemble tout cela en une plateforme claire et facile à utiliser.

C'est votre façon de simplifier la distribution, d'en garder le contrôle en toute confiance et de récupérer du temps et de la disponibilité d'esprit pour vous concentrer sur ce qui compte le plus dans votre activité : prendre soin de vos clients.

Si vous voulez voir comment la Gestion des canaux de distribution fonctionne pour un établissement comme le vôtre, jetez un œil ici.

Questions fréquentes sur les surréservations et la gestion des canaux dans les hôtels

Quelle est la cause la plus courante des surréservations dans les hôtels indépendants ?

La cause la plus courante est un décalage de synchronisation entre les canaux de réservation. Lorsque vous mettez à jour la disponibilité manuellement, un délai existe entre l'arrivée d'une réservation sur une plateforme et la fermeture de cette chambre sur les autres. Pendant ce délai, une seconde réservation peut arriver pour la même chambre.

À quelle vitesse un gestionnaire de canaux met-il à jour la disponibilité après une réservation ?

Un gestionnaire de canaux automatisé met à jour la disponibilité instantanément sur chaque plateforme connectée, sans connexion manuelle ni délai. Dès qu'une réservation est confirmée sur un canal, tous les autres canaux connectés reflètent cette chambre fermée en temps réel, afin que la même chambre ne puisse pas être vendue deux fois.

Puis-je encore contrôler sur quels canaux mes chambres sont listées ?

Oui. La gestion des canaux automatisée ne vous retire pas ce contrôle. Vous choisissez les canaux à connecter, et vous pouvez toujours appliquer des substitutions manuelles ou fermer des canaux spécifiques quand vous en avez besoin. Le système gère la synchronisation au quotidien, mais c'est vous qui décidez où vos chambres sont listées.

Dois-je connecter mon PMS pour utiliser un gestionnaire de canaux ?

La plupart des configurations fonctionnent mieux lorsque votre gestionnaire de canaux est intégré à votre PMS. Cela permet aux restrictions, comme les dates de fermeture et les règles de durée minimale de séjour, d'être transmises automatiquement. Ce n'est cependant pas une obligation stricte, surtout si vous gérez un petit établissement de cinq chambres ou moins. Mais connecter votre PMS rend la synchronisation totalement automatique, ce qui est intéressant si vous gérez un établissement plus grand.